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主持“解决问题”的会议技巧

时间:2020-03-24

关于主持“解决问题”的会议技巧

  ·主持“解决问题”的会议技巧

关于主持“解决问题”的会议技巧

  “解决问题”的会议,是指决策者们讨论实质性问题的工作会议,它是领导者最常运用的一种会议形式。能否主持好这类会议,是对领导者能力和作风的综合考验,也是会议成败的关键。

  (1)“解决问题“的会议一般程序。

  这类会议通常分五步进行:

  第一步,用简洁明确的语言阐明会议的目的和所要讨论的问题;规定会议的范围,即把会议限制在一定议题之内,不讨论议题之外的事,交代一下会议的开法和时间上的要求。

  第二步,把需要讨论的问题按重要性的大小和缓急程度排列一个顺序。

  第三步,一个问题一个问题地讨论。每个问题最好讨论拿出几种解决办法,从中挑选出最好的解决办法,或把几种办法的长处综合成一种新的办法,并充分分析实行这种办法后将会出现什么样的情况和结果,怎样解决?

  第四步,这项工作如何付诸实施?由谁来做?什么时候达到什么样的效果才能算完成?完成后以什么样的形式汇报和总结?

  第五步,每一个问题讨论完毕,主持者要作一次归纳,形成一个一致的意见;全部问题讨论完毕,主持者作简要总结,归纳一下会议的成绩与不足,强调一下有关问题;如果需要举行下次会议,则同大家商定下次会议的开法和时间;如果需要将会议内容形成一个文件或纪要,则当场将承办人落实。

  (2)主持“解决问题“的会议需要注意的几个问题。

  一是抓住重点,把握方向。主持者要牢记会议宗旨,带领与会者朝会议目标努力。为此,要善于牵“牛鼻子”,区别有益的讨论和无关的争论;有用的发言和无用的废话。

  在某人的发言或众人的争论偏离会议主题时,主持者要用适当的方式及时提醒,引导当事人言归正传,使会议紧紧围绕中心内容进行。在众多的发言中,主持者要把精力集中在选择切实可行的`解决方案上,对那些实际上不能执行的方案,不管其说得多么头头是道,都应毫不犹豫地将其列入放弃之列,最多只能将其可取之点吸收到可行方案中来。否则,很容易形成一个不了了之的“扯皮会”。

  二是掌握进程。哪个问题应当作为重点研究,讨论时间就应长些;哪个问题比较简单,时间就应用得少些,主持者要心中有数,不能颠倒主次,大题小作,小题大作。问题讨论到什么程度算恰到好处,领导者要掌握“火候”,不失时机地转入下一个题目。

  三是民主作风。会议要开得好,必须有一个宽松的气氛,使到会者无拘无束,畅所欲言。这种气氛能否形成,主要在于主持者是否有民主作风。

  主持人要把自己置于同大家平等的位置上,启发大家开动脑筋,毫无顾忌、毫不保留地发表意见。对大家的意见,主持者要善于倾听,体察异同,分析归纳,引导鼓励。不管某个人发表的意见是否有被采纳的价值,主持者都要给予积极的鼓励和适当的评论,因为它对全面分析问题总是有帮助的。主持者千万不要搞一言堂,更不能压制不同意见,强制大家迎合自己的观点。只有会议主持者具有这样的民主作风,才能充分发挥与会者的聪明才智,为问题找到好的解决办法。

  四是言简意赅的语言风格。会议要想取得高效率,必须使每个与会者的发言都言简意赅。而想做到这一点,主持者能否带头做到言简意赅则是关键。

  如果主持者说话漫无节制,拖泥带水,其他与会者就会产生两种情况:一种是和你一起信马由缰,使会议松松垮垮;另一种是对会议毫无兴趣,认为你白白浪费了他的宝贵时间。如果主持人的语言风格简单明了,在客观上立刻可以造成会议的紧迫感,使大家的精神处于高度集中的状态,会议的效率就会大大提高。

  五是善于调解气氛。事实证明,轻松的气氛有助于活跃思想,讨论问题。会议的主持者要善于制造这种气氛。

  每当出现僵局或气氛拘谨、紧张时,主持者应当发挥“幽默”的艺术,比如可以不时用一个不过分的笑话、俏皮话、笑声或友好的讽刺来解除紧张状态,使大家轻松自如地继续讨论。同时,会议要注意适当的休息。每过一两个小时,就应当休息一二十分钟,使大家紧张的神经松弛一下。讨论时间持续得太久,头脑就会处于抑制状态,效率反而不高。当然,选择休息的时间也要讲究时机。

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